Polityka prywatności

Wersja 2026-05-20 · obowiązuje od 20.05.2026

1. Kto jest administratorem danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Instytut Aktywności Zawodowej Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Romana Dmowskiego 12.3.12 NIP: 9571142502, KRS: 0000962634.

Możesz skontaktować się z nami:

  • listownie: 80-264 Gdańsk, ul. Romana Dmowskiego 12.3.12
  • e-mailowo: biuro@faz.org.pl
  • telefonicznie: 736 858 551

Jeżeli został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, możesz skontaktować się z nim pod adresem: iod@faz.org.pllub pisemnie na adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

2. W jakim celu korzystamy z Twoich danych?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

  1. utworzenia i obsługi konta użytkownika w aplikacji eTrener, w tym logowania, identyfikacji użytkownika, zarządzania dostępem i obsługi ustawień konta;
  2. umożliwienia korzystania z funkcji aplikacji eTrener, w szczególności prowadzenia profilu użytkownika, planu aktywności, planu rozwoju, zadań, celów, postępów, komunikacji z trenerem, doradcą, administratorem lub inną uprawnioną osobą;
  3. świadczenia wsparcia treningowego, edukacyjnego, doradczego, zawodowego lub organizacyjnego, jeżeli takie wsparcie jest realizowane za pomocą aplikacji;
  4. dostosowania treści, rekomendacji, materiałów lub zadań do Twoich potrzeb, na podstawie informacji podanych przez Ciebie lub wynikających z korzystania z aplikacji;
  5. komunikacji z Tobą, w tym udzielania odpowiedzi na pytania, obsługi zgłoszeń technicznych, przypomnień, powiadomień i informacji organizacyjnych;
  6. zapewnienia bezpieczeństwa aplikacji, ochrony kont użytkowników, zapobiegania nadużyciom, diagnozowania błędów i prowadzenia logów technicznych;
  7. prowadzenia dokumentacji projektu, programu, usługi lub współpracy, jeżeli korzystanie z aplikacji odbywa się w ramach projektu finansowanego ze środków publicznych, prywatnych lub ze środków grantowych;
  8. wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków księgowych, podatkowych, sprawozdawczych, archiwizacyjnych lub wynikających z umów o dofinansowanie;
  9. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  10. prowadzenia analiz statystycznych i technicznych dotyczących działania aplikacji, przy czym w miarę możliwości korzystamy z danych zagregowanych lub zanonimizowanych.

3. Jakie dane możemy przetwarzać?

W zależności od zakresu korzystania z aplikacji możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

  1. dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, identyfikator użytkownika;
  2. dane konta użytkownika, np. login, hasło w postaci zabezpieczonej, rola w systemie, organizacja lub projekt, do którego przypisany jest użytkownik;
  3. dane dotyczące aktywności w aplikacji, np. historia logowań, wykonane zadania, postępy, udzielone odpowiedzi, przesłane materiały, ustawienia konta;
  4. dane dotyczące edukacji, kompetencji, doświadczenia zawodowego, celów, preferencji i sytuacji zawodowej, jeżeli są potrzebne do korzystania z funkcji eTrenera;
  5. dane przekazywane w komunikacji z nami lub z osobami wspierającymi użytkownika, np. treść wiadomości, zgłoszeń, komentarzy, notatek lub formularzy;
  6. dane techniczne, np. adres IP, identyfikatory urządzenia lub sesji, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, logi systemowe, informacje o błędach;
  7. dane szczególnych kategorii, w szczególności dane dotyczące zdrowia, niepełnosprawności, potrzeb wsparcia lub szczególnych potrzeb funkcjonalnych — wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do realizacji celu, dla którego korzystasz z aplikacji, oraz gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna do ich przetwarzania.

Dane dotyczące zdrowia, niepełnosprawności lub szczególnych potrzeb są danymi szczególnej kategorii w rozumieniu RODO i podlegają podwyższonej ochronie. Co do zasady ich przetwarzanie jest zabronione, chyba że zachodzi jedna z przesłanek określonych w art. 9 ust. 2 RODO, np. wyraźna zgoda osoby, szczególny obowiązek lub uprawnienie w zakresie zabezpieczenia społecznego, ważny interes publiczny albo potrzeba zapewnienia opieki lub wsparcia społecznego na właściwej podstawie prawnej.

4. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane?

Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, regulaminu korzystania z aplikacji albo świadczenia usługi drogą elektroniczną;
  2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, np. obowiązków księgowych, podatkowych, archiwizacyjnych lub sprawozdawczych;
  3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa aplikacji, obsługa zgłoszeń, prowadzenie statystyk technicznych, dochodzenie lub obrona roszczeń;
  4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, np. w zakresie dobrowolnych funkcji, zgód marketingowych lub innych działań niewymaganych do podstawowego korzystania z aplikacji.

W odniesieniu do danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, niepełnosprawności lub szczególnych potrzebach, podstawą przetwarzania może być w szczególności:

  1. art. 9 ust. 2 lit. a RODO — Twoja wyraźna zgoda;
  2. art. 9 ust. 2 lit. b RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków i praw w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego lub ochrony socjalnej, jeżeli wynika to z właściwych przepisów;
  3. art. 9 ust. 2 lit. g RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne ze względów ważnego interesu publicznego na podstawie prawa;
  4. art. 9 ust. 2 lit. h RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do zapewnienia opieki, wsparcia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub społecznej, o ile znajduje zastosowanie odpowiednia podstawa prawna.

Przed wdrożeniem tej klauzuli Administrator powinien wybrać te podstawy, które rzeczywiście odpowiadają sposobowi działania aplikacji eTrener. Art. 6 RODO wskazuje ogólne przesłanki legalności przetwarzania, m.in. zgodę, umowę, obowiązek prawny, zadanie publiczne i prawnie uzasadniony interes.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych wymaganych do utworzenia konta i korzystania z podstawowych funkcji aplikacji jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z eTrenera.

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest konieczne do realizacji danej funkcji, usługi lub projektu. Niepodanie tych danych może uniemożliwić założenie konta, korzystanie z określonych funkcji aplikacji lub udział w danym działaniu.

Podanie danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, niepełnosprawności lub szczególnych potrzebach, następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu, dla którego są zbierane. Jeżeli podstawą ich przetwarzania jest zgoda, możesz ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Komu możemy przekazywać dane?

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które powinny mieć do nich dostęp ze względu na cel przetwarzania. Mogą to być w szczególności:

  1. podmioty zapewniające hosting, utrzymanie i rozwój aplikacji eTrener;
  2. dostawcy usług IT, poczty elektronicznej, systemów komunikacji, kopii zapasowych, zabezpieczeń i wsparcia technicznego;
  3. osoby upoważnione przez Administratora, np. trenerzy, doradcy, koordynatorzy, administratorzy systemu, osoby prowadzące wsparcie użytkownika;
  4. podmioty finansujące, kontrolujące lub audytujące projekt, jeżeli aplikacja jest wykorzystywana w ramach projektu, programu lub usługi objętej obowiązkiem sprawozdawczości;
  5. podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, audytowe, doradcze lub archiwizacyjne;
  6. organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa;
  7. partnerzy projektu, pracodawcy, instytucje szkoleniowe lub inne organizacje — wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji usługi, wynika z przepisów, umowy, Twojej zgody albo Twojego wyraźnego działania w aplikacji.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami.

7. Czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Co do zasady staramy się korzystać z dostawców, którzy przetwarzają dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli korzystanie z aplikacji wymaga przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, następuje to wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń.

Informację o konkretnych państwach, dostawcach i zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Jak długo przechowujemy dane?

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

  1. dane konta — przez okres korzystania z aplikacji, a po usunięciu konta przez okres niezbędny do rozliczenia usługi, obsługi reklamacji, zabezpieczenia roszczeń lub wykonania obowiązków prawnych;
  2. dane przetwarzane w ramach projektu, programu lub usługi — przez okres realizacji projektu, programu lub usługi, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, umową o dofinansowanie, wymogami archiwizacyjnymi, kontrolnymi lub sprawozdawczymi;
  3. dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
  4. dane techniczne i logi — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki, rozliczalności i ochrony przed nadużyciami;
  5. dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do czasu przedawnienia roszczeń lub zakończenia właściwego postępowania;
  6. dokumentację księgową i podatkową — przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa.

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane, anonimizowane albo archiwizowane, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

9. Jakie masz prawa?

Masz prawo do:

  1. dostępu do swoich danych;
  2. otrzymania kopii danych;
  3. sprostowania nieprawidłowych lub nieaktualnych danych;
  4. usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
  5. ograniczenia przetwarzania danych;
  6. przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
  7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
  8. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;
  9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego wynika z art. 77 RODO. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych; aktualna siedziba UODO znajduje się przy ul. Stanisława Moniuszki 1A w Warszawie.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem: iod@faz.org.pl.

10. Czy aplikacja podejmuje wobec Ciebie decyzje automatycznie?

Aplikacja eTrener może wykorzystywać dane wprowadzone przez użytkownika oraz dane o aktywności w aplikacji do generowania podpowiedzi, rekomendacji, przypomnień, propozycji zadań, materiałów lub ścieżek rozwoju.

Takie rekomendacje mają charakter pomocniczy. Nie stanowią one decyzji podejmowanej wyłącznie w sposób zautomatyzowany, która wywoływałaby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływała.

Decyzje dotyczące udziału w projekcie, form wsparcia, współpracy, zatrudnienia, skierowania do pracodawcy, przyznania świadczeń lub innych istotnych spraw nie są podejmowane wyłącznie przez aplikację. W takich przypadkach decyzję podejmuje upoważniona osoba lub właściwy podmiot.

Jeżeli w przyszłości aplikacja będzie wykorzystywać mechanizmy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, użytkownik zostanie o tym poinformowany przed rozpoczęciem takiego przetwarzania, w tym otrzyma informacje o zasadach działania mechanizmu, znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania. Art. 22 RODO przyznaje osobie prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli decyzja wywołuje skutki prawne lub podobnie istotnie wpływa na tę osobę, z wyjątkami przewidzianymi w RODO.

11. Czy korzystamy z plików cookies lub podobnych technologii?

Aplikacja eTrener może korzystać z plików cookies, identyfikatorów urządzeń, pamięci lokalnej przeglądarki lub podobnych technologii w celu:

  1. utrzymania sesji użytkownika;
  2. zapewnienia bezpieczeństwa logowania;
  3. zapamiętania ustawień aplikacji;
  4. diagnozowania błędów;
  5. prowadzenia statystyk technicznych;
  6. ulepszania działania aplikacji.

Szczegółowe informacje o cookies i podobnych technologiach, w tym o możliwości zarządzania nimi, powinny być opisane w odrębnej polityce cookies lub w ustawieniach aplikacji.

12. Jak chronimy dane?

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające zapewnić ochronę danych osobowych odpowiednią do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, uwierzytelnianie użytkowników, nadawanie uprawnień, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, rejestry zdarzeń, procedury reagowania na incydenty oraz zobowiązanie osób upoważnionych do zachowania poufności.

13. Zmiany informacji RODO

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany funkcji aplikacji, zakresu danych, celów przetwarzania, dostawców usług lub przepisów prawa.

Aktualna wersja informacji jest dostępna w aplikacji eTrener oraz pod adresem: polityka-prywatności.